Bessere E-Mails braucht das Land!

Die elektronische Post ist mittlerweile aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Doch oft wird sie nicht effizient eingesetzt. Im folgenden ein paar Tips dazu.

  1. Dateianhänge mit Bedacht einsetzen! Niemand lädt sich gern etliche hundert KB große Mails herunter, um dann womöglich festzustellen, daß der Inhalt gar nicht interessiert oder die Information auch wesentlich platzsparender hätte verschickt werden können. (Es gibt sie noch zuhauf, die Modem- und ISDN-Nutzer!) Ich habe z.B. mal eine in einem angehängten (selbstverfreilich unkomprimierten) Microsoft-Word-Dokument eingebettete HTML-Seite (samt Bild) bekommen - die freilich gab's auch im Netz, die alleinige URL-Angabe im Nachrichtentext hätte somit völlig ausgereicht und etliche KByte sowie erheblichen Aufwand (nebst Ärger) auf Empfängerseite gespart. Ebenfalls vermeiden sollte man den unaufgeforderten/unabgestimmten Versand der neuesten Urlaubsbilder (natürlich frisch von der Digiknipse mit 2272x1704 Pixeln Auflösung), irgendwelcher "toller" Powerpoint-Präsentationen (das Programm hat nicht jeder!) und ähnlicher Dinge. Generell immer sicherstellen, daß der Empfänger mit dem Anhang auch wirklich was anfangen kann, und nicht alles für selbstverständlich halten. Erfahrungsgemäß gut komprimierbare größere Dateien sollten gepackt in einem gängigen Archivformat (z.B. ZIP) versandt werden.
  2. Keine HTML-Mail bitte! Oder fällt jemandem ein sinnvoller Einsatzzweck dafür ein, der Text-Mails völlig disqualifizieren würde? Mir jedenfalls nicht. Und selbst wenn es diesen gäbe, so wäre der Einsatz von HTML strikt auf ihn zu beschränken. In allen anderen Fällen wäre es ja eh unnötiger Ballast.
  3. Sinnvoll zitieren darf man auch im Mailverkehr. Die Unsitte, die Antwort über das Zitat mit dem vorhergehenden Mailverkehr zu klatschen, ist nur in bestimmten Fällen (z.B. Support ohne Anlage von Akten) überhaupt sinnvoll, in diesen sollte man darauf noch zusätzlich hinweisen. In allen anderen Fällen sollte man sich fragen, ob man denn bei einem Briefwechsel auch immer die gesamte vorausgegangene Korrespondenz beifügt. (Komischerweise würde dies sofort als unnützer Ballast erkannt, nur im Netz scheint der gesunde Menschenverstand wohl Urlaub zu haben.)
  4. Das übliche: Halbwegs vernünftige Textformatierung mit sinnvoll gesetzten gelegentlichen Zeilenumbrüchen und Abschnittswechseln, klar. Die Rächtschraipungh sollte eh stimmen. Daß beim Auftauchen jeglicher Zeichen jenseits von US-ASCII die entsprechenden Header vom Mailprogramm richtig gesetzt werden, ist leider nicht immer selbstverständlich und sollte im Zweifelsfall überprüft werden.

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Erstellt am 05.11.2003
Zuletzt geändert am 05.11.2003